Gästeliste
Freitickets für Gäste, Artists, Crew und Presse eintragen, per Mail schicken und am Einlass sehen, wer schon da ist.
Auf die Gästeliste kommen alle, die ohne Kauf reindürfen: Gäste, Artists, Crew und Presse. Sie bekommen echte Tickets ohne Preis, per Mail als PDF, und kommen damit rein wie mit gekauften Tickets. Wer keine E-Mail-Adresse hat, steht nur auf der Liste und wird am Einlass über den Namen gefunden.
Gäste hinzufügen
- Öffne das Event, den Tab Gästeliste und klick auf Gäste hinzufügen.
Im Dialog:
- Kategorie: Gast, Artist, Crew oder Presse. Die Kategorie steht später als Name auf dem Ticket und in der Scan-App.
- Wer kommt?: pro Zeile Name, E-Mail und wie viele Personen mitkommen, bis zu 50. Mit Weitere Person trägst du mehrere auf einmal ein.
- Gilt wie: Termin, Einlassregeln und Bereiche kommen von dieser Ticketart. Ihr Kontingent für den Verkauf bleibt unberührt. Gilt die Ticketart für einen Termin, wählst du daneben den Termin, auch einen, der gerade läuft.
Darunter gibt es eine Notiz (Nur für dein Team, nicht in der Mail.) und die Sprache der E-Mail. Klick zum Schluss auf den Knopf unten rechts. Er heißt je nach Eingabe zum Beispiel 2 Gäste einladen oder 1 Gast eintragen, wenn niemand eine E-Mail-Adresse hat.
Jeder Gast kostet wie ein Gratis-Ticket einen Credit, wenn deine Preise das vorsehen (bei Pay as you go den Preis pro Ticket, in der Flatrate nichts). Sind keine Credits mehr frei, kannst du keine Gäste hinzufügen, außer Mit Pay as you go weiter verkaufen ist an oder das Event kostet keine Credits: Credits.
Gäste zählen zur Kapazität des Termins, das Kontingent der Ticketart für den Verkauf bleibt unberührt. Ist am Termin nicht mehr genug Platz, sagt dir der Dialog das. Ticketarten mit Saalplan und Zusatztickets lassen sich für die Gästeliste nicht wählen.
Die Liste
Oben steht, wie viele Personen auf der Liste sind und wie viele schon drin. Mit den Knöpfen daneben filterst du nach Kategorie. Über Exportieren lädst du die Liste als Excel- oder CSV-Datei herunter, etwa als Liste auf Papier für den Notfall.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Drin: 1 von 3 | So viele Personen dieses Eintrags wurden am Einlass schon eingelassen. |
| Gesendet 22.10.2026 | Die Tickets sind per Mail raus. |
| Nur auf der Liste | Keine E-Mail-Adresse, der Gast steht nur auf der Liste. |
| Entfernt | Der Eintrag wurde entfernt, seine Tickets gelten nicht mehr. |
Über das Menü am Ende der Zeile schickst du die Tickets mit Tickets senden oder Tickets erneut senden, auf Wunsch an eine korrigierte Adresse. Mit Entfernen nimmst du jemanden von der Liste. Das Ticket gilt danach am Einlass nicht mehr.
Am Einlass
Gäste mit Ticket werden gescannt wie alle anderen. Die Scan-App zeigt als Ticketart die Kategorie, etwa Presse oder Gästeliste. Gäste ohne Ticket findet das Personal in der Scan-App über Suchen mit ihrem Namen und lässt sie dort ein: Tickets suchen.
Die Suche nach dem Namen findet alle Tickets eines Eintrags, auch wenn mehrere Personen kommen. Der Name steht auf dem ersten Ticket, die weiteren zeigen die Kategorie.
Häufige Fragen
Wer darf die Gästeliste bearbeiten?
Gäste eintragen und entfernen darf, wer das Event bearbeiten darf, zum Beispiel Bearbeiter. Tickets schicken darf, wer Tickets erneut senden darf. Mehr unter Rollen und Rechte.
Ein Gast hat keine E-Mail-Adresse
Trag ihn ohne Adresse ein. Er steht dann nur auf der Liste, und das Personal findet ihn am Einlass über den Namen. Eine Adresse kannst du später über Tickets senden nachtragen.
Ein Artist bringt mehr Leute mit als geplant
Leg einen weiteren Eintrag an, zum Beispiel mit der Notiz „Begleitung von Maya Okafor“. Die Zahl der Personen eines Eintrags lässt sich nachträglich nicht ändern.
Gelten für Gäste dieselben Regeln wie für Käufer?
Ja. Termin, Wiedereinlass, Bereiche und Altersgrenze kommen von der Ticketart, die du unter Gilt wie wählst. Für die VIP-Lounge wählst du also eine Ticketart, die dort rein darf.